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Consulenza

PROTOCOLLO DI CONSULENZA

GLI STEP DELLA CONSULENZA

PASSO # 1

FASE DI ANAMNESI: SAPERE USARE LE INFORMAZIONI

COSA FARA’ IL CONSULENTE: iniziare bene è un presupposto importante. Per farlo utilizziamo un protocollo che consente ai nostri consulenti di comprendere approfonditamente lo stato dell’arte del tuo studio. Dai numeri alle risorse umane, dal database dei clienti agli obiettivi. In questa fase realizziamo una fotografia dello studio odontoiatrico in modo da sapere dove migliorare e dove valorizzare ciò che funziona.

COSA FARAI TU TITOLARE: mettere a disposizione persone e informazioni utili ad effettuare un’adeguata anamnesi dello studio. L’accesso alle informazioni è fondamentale per ottenere metodi e strumenti che possano portarti vantaggi e nuova linfa al tuo studio odontoiatrico, dal punto di vista dei processi interni di lavoro alla gestione del paziente.

METODO: Mistery visit e incontri on site specifici, con colloqui individuali con titolare e risorse umane.

MATERIALE: Report.

PASSO #2

LA SEGRETERIA PERFETTA: IL CUORE DELLO STUDIO. PROTOCOLLO LAVORATIVO.

COSA RISOLVE: Tutti gli studi odontoiatrici hanno una segreteria per l’accoglienza dei propri pazienti. In diversi casi però la stessa può presentare diverse criticità: assenza del personale (spesso la segreteria è coperta dall’assistente alla poltrona quando non è con il dottore); impreparazione del personale addetto; scarsa capacità di gestione del cliente in attesa e in uscita; scarsa o totale assenza della gestione del backoffice in ottica commerciale. Riuscire ad avere una segreteria organizzata e in grado di funzionare con un protocollo di lavoro corretto e funzionale rispetto agli obiettivi dello studio odontoiatrico diventa fondamentale, poiché la segreteria è di fatto il cuore dello studio e quindi dell’impresa odontoiatrica.

COSA SI APPRENDERA’ CON L’ATTIVITA’ DI COACHING FORMATIVO: a comprendere le funzioni fondamentali della segreteria; attivare nuove strategie di schedulazione degli appuntamenti; migliore il numero delle prime visite; apprendere i metodi per la verifica dei crediti residui e come ottenerli; saper gestire la comunicazione personale e telefonica in modo funzionale ed efficiente per lo studio; saper realizzare e organizzare richiami corretti e produttivi; saper accogliere il paziente e gestire i primi appuntamenti.

METODO E DESTINATARI: coaching diretto on site e affiancamento con il personale di back office e segreteria.

MATERIALE: Script per fix appuntamento, Script per fix appuntamento su paziente difficile o assente, Script per recupero paziente, Script per recupero crediti, Script per invito evento o altro, file di gestione.

PASSO #3

TECNICHE DI PRESENTAZIONE, CHIUSURA E GESTIONE DEI PREVENTIVI

COSA RISOLVE: uno dei problemi più importanti nella gestione del tuo studio è la presentazione e chiusura dei preventivi. Ai fini dell’incremento del tuo fatturato è fondamentale sapere come presentarli come chiuderli, e gestirli.

COSA APPRENDERAI CON L’ATTIVITA’ DI FORMAZIONE: a valutare e realizzare preventivi che siano “irrinunciabili”; valutare quando e come presentarli e a chi; gestire al meglio la trattativa e i tempi; chiudere più preventivi con un processo corretto; attivare un processo di monitoraggio corretto per i crediti di rateizzazione.

METODO: coaching con tasking di verifica.

DESTINATARI: Titolare e personale coinvolto nel processo di presentazione preventivi.

MATERIALE: manuale di tecniche di negoziazione odontoiatrica.

PASSO #4

FOLLOW UP E MONITORAGGIO

COSA FA IL CONSULENTE: attivare un processo di cambiamento anche se minimo all’interno di un sistema non è sempre facile.

L’abitudine ad agire e seguire vecchi processi è sempre dietro l’angolo. Per implementare i processi e le pratiche apprese occorre pratica, non solo comprensione. Ed è necessaria una verifica costante, da parte di chi può aiutare a correggere il tiro. Il cambiamento e l’abilità di usare i nuovi strumenti sono frutto di allenamento e pratica.

Per questo la fase di Follow up è ESSENZIALE nel percorso di consulenza per implementare Metodo, Processi e Protocolli di lavoro che possano davvero essere utilizzati per ottenere risultati soddisfacenti e coerenti con gli obiettivi concordati.

COSA FANNO LE RISORSE IN STUDIO: attivano gli strumenti e i metodi di lavoro, segnalando eventuali feedback e risultati, in modo coerente con quanto concordato con i consulenti.

METODO E DESTINATARI: coaching diretto on site con il titolare e affiancamento con il personale di back office e segreteria; tasking di verifica.

MATERIALE: schede monitoraggio.