“Il tempo non è mai abbastanza”: l’hai già sentita?
Caro Dottore,
sicuramente hai già avuto modo di confrontarti con il tuo team di studio e avrai certamente sentito in più di una occasione questa affermazione “dottore, il tempo non è mai abbastanza”.
Lo avrai sentito relativo alle telefonate di conferma appuntamento o – ancor di più – nei richiami di igiene che puntualmente vengono disattesi o lasciati per ultimi. Infondo, l’agenda è già piena, come si fa a gestire anche i richiami e le richieste dei pazienti e le telefonate dei pazienti e gli aspetti organizzativi con fornitori, ordini, laboratori…
Potremmo continuare all’infinito.
Il tempo non sarebbe mai abbastanza…certo. A MENO CHE, non si riesca a GESTIRLO anziché subirlo.
Sono diversi gli elementi che ti consentono di GESTIRE il tempo piuttosto che SUBIRLO e farti comandare da quel KRONOS che scorre inesorabile, regalando a te e al tuo team una buona dose di pressione.
In questo articolo però vogliamo portare l’attenzione a 2 aspetti ORGANIZZATIVI che possono aiutarti ad avere ragione sul tuo tempo e quello del tuo team.
Già, perché gestire vuol dire dare priorità e organizzazione.
- Il primo aspetto riguarda proprio la distribuzione del lavoro in AGENDA.
Riempire l’agenda non è esattamente sinonimo di produttività e men che meno di organizzazione. Esistono criteri ben precisi per organizzarla, e questi criteri sono di tipo clinico, certo, ma anche di valutazione della tipologia di intervento ai fini dell’incasso.
L’agenda va sempre considerata come uno strumento che racconta dell’organizzazione di studio.
Se gli appuntamenti sono troppo stretti, le prime visite ad incastro e gli appuntamenti di presentazione di piani di cura nel mezzo del cammin degli interventi, l’agenda può apparire piena, il personale impegnato, ma al termine, nel tuo cassetto i risultati potrebbero deluderti.
Non ti parliamo oggi dei criteri di agenda.
Quello che vogliamo però portare alla tua attenzione è che DEVI riservarti del giusto tempo (circa 20 minuti al giorno o almeno 1 ora alla settimana) con il tuo team, SENZA PAZIENTI in giro, per valutare l’organizzazione della tua agenda e comprendere come completarla in caso sia svuotata di appuntamenti, o anche come renderla veramente produttiva.
Questo tipo di meeting che chiamiamo BRIEFING di PROGRAMMAZIONE ha come obiettivo quello di dare PRIORITA’ e LINEE guida al tuo team di ASO e SEGRETERIA per avere certezza di come programmare gli appuntamenti ma anche le attività di back office.
- Il secondo punto focale resta proprio l’attività di BACK OFFICE.
I richiami di riattivazione o fissaggio delle igieni semestrali e di controllo non possono essere eseguite DURANTE il lavoro attivo dello studio. O quanto meno non da una risorsa coinvolta logisticamente e operativamente nelle attività di studio mentre è aperto.
Questo perché, riattivare un paziente, che non torna nel tuo studio da diverso tempo, richiede una preparazione importante dello script, delle modalità di ascolto e soprattutto della gestione di una telefonata che ha l’obiettivo di INVOGLIARE il paziente a fissare un nuovo appuntamento.
Certamente, chiamare un paziente per ricordargli che manca dallo studio da un po’ ed è il momento di una igiene o un controllo NON va nella direzione giusta.
Quindi, per andare al punto, se vuoi governare il tempo, USALO meglio seguendo queste 2 indicazioni:
- Stabilisci in agenda un tempo giusto per effettuare ALMENO 1 volta a settimana con il tuo team interno e la segreteria un briefing organizzativo per valutare COME è organizzata l’agenda e con quali criteri; così saprai se occorre riposizionare o anticipare o inserire pazienti per renderla più produttiva e valutare i tempi di assegnazione degli interventi, ai fini di una corretta gestione della RELAZIONE con il paziente.
- Ricorda che le attività fortemente legate al recupero pazienti dormienti o da riattivare richiedono sempre un TEMPO DEDICATO e logistica dedicata, senza interferenze. Il telefono è uno strumento veramente particolare e va gestito correttamente. UN NO resta un NO anche se si parla di una igiene o di un invito.
Se vuoi saperne di più su come DOMINARE meglio I TEMPI del tuo studio per renderlo ancora più produttivo e aiutare la segreteria a performare meglio, contattaci per fissare un appuntamento conoscitivo:
