Hai già programmato le tue vacanze estive? Ma prima pianificazione strategica e check!
Caro Dottore,
lo so, è un po’ presto per pensare alle ferie, ma è iniziato il caldo e la mente già vorrebbe volare in un posto esotico a relax e lontano dai grattacapi quotidiani.
Il momento che precede le ferie però può rappresentare un’occasione interessante per fare un po’ il punto della situazione, e prepararsi ad un ritorno all’operatività magari con qualche accorgimento in più per elevare la qualità e la produttività de tuo studio.
In questa occasione voglio aiutarti a fare un piccolo bilancio del tuo lavoro, della tua attività… l’impegno, lo sforzo, l’organizzazione.
Eppure, se ti fermi un momento a fare due conti (magari con il commercialista) lo sai bene che per tutti quegli sforzi, il risultato NON è sempre stato quello che ti aspettavi. E la vacanza che ti meriti, quella in cui puoi stare senza pensieri e non devi badare a spese, quella in cui punti il dito sulla carina geografica dall’altra parte del mondo e già sei volato via… forse non rientra nel tuo budget al momento disponibile.
Guardati un attimo indietro, sicuramente sarà dovuto a quel macchinario nuovo che hai preso per lo studio, oppure all’investimento dedicato alla formazione medica – che proprio economica non è – oltre alle spese fisse legate al tuo lavoro che ben conosci.
Se invece la situazione non è così male – complimentati con te stesso – vuol dire che sei stato un ottimo medico e anche un buon imprenditore.
Ora ti chiedo… e se i tuoi risultati potessero essere ancora migliori?
Perché diciamocelo, uno se lo augura sempre di fare meglio. Quanto meno ogni volta che si fanno i conticini.
Tuttavia, caro amico dentista, la nota dolente è proprio lì. Nell’auspicio.
Non fraintendermi, non voglio infierire: desiderare che le cose vadano meglio è certamente un atteggiamento positivo, un modo buon punto di partenza. Solo che i risultati – quelli reali! – non dipendono quasi mai da semplici desideri. Senza dubbio sono influenzati dall’atteggiamento proattivo, ma non sono sufficienti.
Il dato certo è che i tuoi risultati sono il frutto di un’azione in particolare: LA PROGRAMMAZIONE.
Sono le azioni programmate, pianificate e prevedibili, che ti aiutano ad avere i risultati che MERITI e goderti anche i frutti a cuor più leggero.
Oltre a consentirti di poter affermare con certezza di aver il FUTURO del tuo studio totalmente SOTTO CONTROLLO… senza sorprese, quando ti rimetterai all’opera.
Avendo chiari gli obiettivi e il percorso per raggiungerli.
Vuoi sapere a quali azioni mi riferisco?
Lascia che ti guidi nel formulare insieme una serie di azioni che consapevolmente o meno svolgi quotidianamente nel tuo studio.
Che tu li abbia appositamente adottati nel processo di lavoro del tuo studio odontoiatrico o no, sappi che anche tu sei dotato di protocolli di lavoro (non clinico) che ti consentono di ottenere alcuni risultati nella gestione del tuo studio.
Procediamo insieme, così da operare un semplice ma efficace CHECK UP della tua impresa odontoiatrica, anche solo attraverso questo articolo.
Verifichiamo insieme quali sono le macro aree per sviluppare in seguito proprio quella programmazione di AZIONI e STRATEGIE FUNZIONALI di cui parlavamo prima, che ti permettono di ottenere risultati ottimali in termini di efficacia, efficienza e redditività per la tua impresa odontoiatrica.
Si tratta di vere e proprie aree del processo di lavoro di uno studio odontoiatrico:
- Rapporto con il paziente: ACCOGLIENZA e RELAZIONE
- Gestione del telefono e dei RICHIAMI
- AGENDA produttiva
- NEGOZIAZIONE delle terapie
- Acquisizione NUOVI PAZIENTI
Guardiamo insieme i vari punti e verifichiamo come possono trovare reale riscontro nel tuo studio.
Mi dirai: “Ma io queste cose le so già gestire bene!”… se sei qui a leggermi, certamente hai già fatto moltissimi passi avanti.
Oggi, tuttavia, voglio stimolare ancora di più il tuo processo di lavoro. Voglio aiutarti a valutare quanti risultati diversi puoi ottenere, già iniziando da un approccio un pochino diverso.
Iniziamo subito.
1 CHE OBIETTIVO PRIMARIO TI PONI quando un paziente entra in contatto con il tuo studio? Che si tratti di un paziente nuovo o uno già fidelizzato; quali azioni e processi di lavoro metti in atto per gestire e controllare la relazione e l’interazione del tuo paziente, con te e con il staff?
Esistono di una serie di protocolli di accoglienza ben definiti che ti consentono di generare VALORE nell’esperienza del tuo paziente all’interno dello studio.
Quali sono i tuoi protocolli? Sono utilizzati da tutto il tuo staff? Con quali risultati, li hai mai misurati?
Conoscere con precisione la risposta a queste domande, ti darà la possibilità di realizzarli in modo corretto, magari con l’aiuto di qualcuno esperto proprio in questo!
2 TELEFONO …E RICHIAMI. Non storcere il naso, lo so questa è la nota dolente di tutti gli studi odontoiatrici. Non ne parliamo se si tratta poi di gestire le antipatiche situazioni di “pazienti che bidonano” pur avendo confermato gli appuntamenti. O i richiami di igiene? Situazione imbarazzante… dopo tutto questo tempo.
Pensa! Come cambierebbe il tuo approccio con il paziente se il tuo staff potesse avere degli SCRIPT precisi e una guida sulle modalità di USO DEL TELEFONO in grado di darti risposte concrete e soprattutto RECUPERARE PAZIENTI con cui non avevi più contatti da tempo?
Chi si occupa delle telefonate ai pazienti nel tuo studio? La persona preposta ai richiami ha mai avuto accesso a tecniche precise di comunicazione specifiche per lo “strumento telefono”? Sa come gestire una situazione complessa di lamentela o di slittamento di un saldo? Come starai notando, sono tutti aspetti che se ben gestiti possono aumentare notevolmente i risultati del tuo studio.
3 AGENDA PRODUTTIVA. Ma non serviva solo per segnale gli appuntamenti? Certo, anche. Ma… se ORGANIZZI e GUIDI gli appuntamenti di alcune delicate categorie di persone e pazienti che frequentano il tuo studio l’agenda può influenzare positivamente il tuo lavoro anche in termini di qualità. Sto pensando sicuramente ai pazienti in terapia che abitualmente sono presenti nella pianificazione della tua giornata. Ma in particolar modo, penso a quei pazienti c.d. in PRIMA VISITA. Loro sono una variabile preziosa, lo sai vero? Per non parlare di quelli che occorre modulare affinchè possano SALDARE o regolarizzare la propria posizione debitoria verso di te?
Non ci dimentichiamo poi delle urgenze! Sei ancora dell’idea che basti riempire solo gli spazi vuoti?
No?… bene, è arrivato il momento di sapere che ORGANIZZARE l’agenda equivale a ottenere maggiore redditività dal tuo studio, e NON a ottenere lavoro lavoro lavoro, tralasciando la cassa.
Pianificare correttamente l’agenda, ti serve anche per avere sotto controllo i volumi dei tuoi incassi e fare un bilancio… quando arriva il momento degli stipendi, dei costi e delle tasse, che ti tocca pagare sempre, no?
Molto spesso macini lavoro, ma senza soffermarti sul tipo di lavoro che stai generando e rischi di metterci tanto impegno senza massimizzare e valorizzare tempo e pazienti in agenda, con il risultato di renderli produttivi.
4 PREVENTIVI E PIANI DI CURA?
Te ne occupi tu? O hai nel tuo staff una persona in grado di farlo?… magari anche bene.
Che sia riuscito a delegare o meno questo importante passaggio, hai bene a mente quali sono tutti i passaggi che rendono la presentazione e negoziazione della terapia una proposta a cui il paziente non deve dire di no? O il famoso “ci devo pensare”…
Questa è una delle aree più importanti della tua attività di impresa odontoiatrica che fa veramente la differenza. È in questa fase che il tuo lavoro si consolida dando riscontro materiale e sostanza alle tue vacanze, quando decidi finalmente di riposarti un pò.
5 NUOVI PAZIENTI, SEMPRE: li vorresti anche tu? Ogni giorno? Quanti al giorno?
Alimentare il serbatoio dei pazienti è FONDAMENTALE, l’abbiamo detto qualche riga fa. Le prime visite sono importanti nella tua giornata. Ma voglio farti riflettere su una cosa: se QUESTA SETTIMANA, si, proprio QUESTA arrivassero nel tuo studio 20 nuovi pazienti. Sei davvero sicuro che saresti in grado di riceverli tutti e gestirli correttamente?
Hai poi considerato come sfruttare le relazioni dei tuoi pazienti acquisiti per generare NUOVI PAZIENTI?
Tutte queste domande, mi servono semplicemente per farti comprendere quanto sia importante gestire in modo ottimale il tuo DATABASE di pazienti e studiare le giuste azioni per aumentarne il numero. Infondo il tuo database non è forse il tuo tesoro da preservare e accrescere?
Gli articoli di Scuola di Impresa Odontoiatrica hanno come obiettivo quello di stimolarti alcune semplici riflessioni che possano aiutarti a orientare le tue azioni future. Oggi non sei più solo dentista, sei anche imprenditore e devi saper badare ai numeri e al personale con cui condividi tempo e risultati quotidianamente.
Le azioni più giuste per generare risultati, partono sempre da un’attenta analisi… e dalle domande giuste!
Se hai voglia di farci TU delle domande rispetto a particolari necessità del tuo studio, fissa un incontro con noi. Verremo a trovarti nel tuo studio per rispondere a tutte le tue curiosità.
